OBLIGATION D’INFORMATION DE L’ADMINISTRATEUR DES DONNÉES
ENVERS LA PERSONNE CONCERNÉE
(CLAUSE D’INFORMATION)

Politique de confidentialité

En exécution de l’obligation légale prévue par l’article 13 du Règlement du Parlement européen et du Conseil (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (Règlement général sur la protection des données, ci-après dénommé RGPD, JOUE du 04.05.2016, L 119/1), OXIMO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością informe que :

1. L’administrateur de vos données personnelles est OXIMO Sp. z o.o., dont le siège social est situé : 84-207 Łężyce, ul. Topolowa 1A, inscrite au Registre des entrepreneurs du Registre judiciaire national tenu par le Tribunal de district Gdańsk-Północ à Gdańsk, VIIIe Département économique du KRS. KRS : 0000972222 ; NIP : 5882481575 ; REGON : 522183781. Capital social : 55 000 PLN. E-mail : [biuro@oximo.pl](mailto:biuro@oximo.pl) ; tél. : +48 518-469-199

2. Si vous avez des questions ou remarques concernant vos données personnelles, veuillez nous contacter : e-mail : [biuro@oximo.pl](mailto:biuro@oximo.pl), tél. : +48 518-469-199

3. Afin d’exercer son activité, la société OXIMO collecte et utilise des informations permettant d’identifier des personnes physiques, ci-après dénommées « données personnelles », y compris des informations concernant nos Clients, Contractants et Collaborateurs.

Dans le cadre de notre engagement en faveur de la protection des données personnelles, nous souhaitons vous informer de manière transparente :

* pourquoi et comment OXIMO collecte, utilise et conserve vos données personnelles ;
* sur quelle base juridique ces données personnelles sont traitées ;
* quels sont vos droits et nos obligations en lien avec ce traitement.

4. Dans la présente clause, OXIMO informe sur toutes les formes d’utilisation des données personnelles (« traitement ») concernant les personnes physiques qui sont :

* clients, y compris clients potentiels, de la société OXIMO ;
* associés, employés, représentants légaux, mandataires ou représentants de ces clients ;
* autres personnes dont nous traitons les données aux fins d’émission ou d’exécution de factures dans le cadre de la coopération avec les clients (collectivement « vous » ou « Clients »).

5. Dans le cadre de la coopération entre vous et la société OXIMO, pouvant notamment consister en : la conclusion de contrats d’achat-vente, la fourniture aux Clients ou aux entités coopérant avec les Clients de produits OXIMO, la coopération dans la vente et la publicité de ces produits, ainsi que la coopération par l’intermédiaire d’entités agissant comme intermédiaires, nous pouvons traiter les données personnelles que vous nous fournissez, telles que :
a. prénom et nom, société, adresse de l’activité économique et adresses de correspondance,
b. numéros figurant dans les registres appropriés, par exemple NIP ou REGON,
c. numéro PESEL,
d. coordonnées telles que l’adresse e-mail, le numéro de téléphone ou de fax,
e. poste occupé au sein de votre organisation,
f. numéro de compte bancaire.

En cas de conclusion d’un contrat directement entre vous et la société OXIMO, la fourniture des données indiquées ci-dessus est volontaire, mais nécessaire à la conclusion du contrat et à la gestion de la coopération entre le Client et OXIMO. Si vous ne concluez pas de contrat directement avec OXIMO, la fourniture de données personnelles peut relever de vos obligations professionnelles. Le refus de fournir les données entraîne l’impossibilité pour OXIMO d’effectuer les actions susmentionnées, par exemple l’impossibilité d’exécuter une facture.

6. La transmission de données personnelles en dehors de la société OXIMO ne peut avoir lieu que dans des situations déterminées. Les données peuvent être transmises à des destinataires et à d’autres tiers afin de réaliser les objectifs mentionnés au point 5, dans la mesure où cela leur est nécessaire pour accomplir les tâches confiées par OXIMO, si la loi l’exige ou si OXIMO dispose d’une autre base juridique. Peuvent être considérés comme destinataires ou autres tiers :
a. les entités traitant les données personnelles pour le compte d’OXIMO, telles que les fournisseurs de systèmes informatiques, les prestataires de services de gestion des ressources humaines et de paie ou les prestataires de services d’archivage de documents. Ces entités ne décident pas elles-mêmes de la manière dont vos données personnelles sont traitées. Leur traitement des données personnelles a lieu uniquement dans la mesure nécessaire à l’activité d’OXIMO. OXIMO, en tant qu’administrateur de vos données personnelles, contrôle les actions de ces entités au moyen de dispositions contractuelles appropriées protégeant votre vie privée ;
b. toutes les autorités publiques nationales, par exemple la Police, les autorités d’autres États membres de l’UE, par exemple les autorités chargées de la protection des données personnelles dans d’autres États membres, ou les tribunaux, si cela est requis par le droit national ou européen applicable ou à leur demande ;
c. les prestataires de services de messagerie ou postaux ;
d. les entreprises de transport et d’expédition ;
e. d’autres personnes au sein de l’organisation du Client concerné.

7. Nous ne pouvons pas traiter les données personnelles si nous ne disposons pas d’une base juridique valable. Par conséquent, nous traitons les données personnelles uniquement lorsque :
a. le traitement est nécessaire à l’exécution des obligations contractuelles à votre égard, si vous êtes partie à un contrat conclu avec OXIMO ou si vous passez des commandes de produits proposés par OXIMO ;
b. le traitement est nécessaire pour remplir nos obligations légales, par exemple l’obligation d’émettre une facture ou un autre document requis par la réglementation, ou lorsqu’une disposition légale nous l’impose directement, notamment en cas de communication des données des Clients à la demande des autorités ou tribunaux compétents ;
c. le traitement est nécessaire à la réalisation des intérêts légitimes d’OXIMO ou d’un tiers et n’affecte pas de manière excessive vos intérêts, droits et libertés fondamentaux.

8. Il convient de rappeler que, lors du traitement des données personnelles sur cette base, nous nous efforçons toujours de maintenir un équilibre entre notre intérêt légitime et votre vie privée. Ces « intérêts légitimes » sont :

* la conclusion et l’exécution de contrats avec des Clients qui sont des unités organisationnelles dépourvues de personnalité juridique ou des personnes morales, conformément à l’art. 6, par. 1, point b du RGPD ;
* l’établissement ou la poursuite par OXIMO de réclamations civiles dans le cadre de son activité, ainsi que la défense contre de telles réclamations ;
* la vérification des Clients dans les registres publics ;
* le contact avec les Clients, y compris la tenue de registres internes permettant à OXIMO de contacter les Clients ;
* l’échange de base de données relatives aux Clients au moyen des systèmes informatiques utilisés par la société OXIMO.

9. En conséquence, vos données personnelles seront traitées sur la base de l’art. 6, par. 1, points b, c et f du Règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016.

Dans d’autres cas, vos données personnelles seront traitées uniquement sur la base du consentement préalablement donné, dans la portée et le but définis dans le contenu du consentement, conformément à l’art. 6, par. 1, point a, ce consentement pouvant être retiré à tout moment sans affecter la licéité du traitement effectué sur la base du consentement avant son retrait.

10. Données collectées auprès d’autres sources – nous pouvons obtenir vos données personnelles à partir de sources accessibles au public, telles que les registres des entrepreneurs CEIDG ou KRS, afin de vérifier les informations fournies par les Clients. Dans ce cas, l’étendue des données traitées sera limitée aux données accessibles publiquement dans les registres appropriés.

Nous pouvons également obtenir vos données personnelles auprès des entités qui vous emploient ou que vous représentez. Dans ce cas, l’étendue des données traitées comprendra les informations nécessaires à l’exécution du contrat entre OXIMO et cette entité, par exemple les informations relatives à la fin de votre emploi auprès de cette entité, au changement de vos coordonnées ou au changement de votre poste professionnel.

11. Vos données personnelles seront traitées exclusivement par nos employés autorisés, qui doivent avoir accès aux données afin d’exercer leurs fonctions ; vos données personnelles peuvent être confiées à d’autres entités aux fins conformes aux contrats de sous-traitance du traitement des données personnelles conclus par OXIMO ou sur la base du droit généralement applicable.

12. Dans certaines situations, nous avons le droit de transmettre vos données si cela est nécessaire à l’exécution du contrat : aux entités participant à la réalisation du service et à d’autres destinataires des données, notamment aux cabinets juridiques, commissaires aux comptes, sociétés de recouvrement en cas de réclamation liée à des retards de paiement, entités fournissant des services de livraison de correspondance liée à l’exécution du contrat, ainsi qu’à d’autres institutions autorisées en vertu du droit généralement applicable.

13. Vos données personnelles seront conservées pendant la durée du contrat et des obligations qui en découlent, conformément aux autres dispositions du droit généralement applicable, notamment la loi sur la comptabilité du 29 septembre 1994 (Dz.U.2018.0.395, avec modifications ultérieures) et l’Ordonnance fiscale.

Indépendamment des périodes susmentionnées, vos données peuvent être traitées par OXIMO aux fins d’établissement ou de poursuite de réclamations civiles dans le cadre de son activité, ainsi que de défense contre de telles réclamations, pendant les délais de prescription appropriés, en principe pendant une période ne dépassant pas 6 ans à compter de l’événement donnant naissance à la réclamation.

14. Toute personne a le droit d’accéder à ses données personnelles traitées par OXIMO. Si vous estimez que des informations vous concernant sont incorrectes ou incomplètes, veuillez nous en informer sans délai. Notre société corrigera ces informations sans retard injustifié. En outre, vous avez le droit de :

* retirer votre consentement si OXIMO a obtenu un tel consentement au traitement des données personnelles, étant entendu que ce retrait n’affectera pas la licéité du traitement effectué avant le retrait ;
* demander la suppression de vos données personnelles dans les cas prévus par le RGPD ;
* demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par le RGPD ;
* vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données personnelles, y compris au profilage, lorsque ce traitement est effectué aux fins de l’intérêt public ou des intérêts légitimes d’OXIMO ou d’un tiers ;
* demander la portabilité des données, c’est-à-dire recevoir les données personnelles transmises à OXIMO dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et demander que ces données personnelles soient transmises à un autre administrateur de données personnelles, sans entrave de la part d’OXIMO et sous réserve de ses propres obligations de confidentialité.

15. Nous vérifierons vos demandes, requêtes ou objections conformément aux dispositions applicables en matière de protection des données personnelles, selon les procédures et principes définis au chapitre III du RGPD. Il convient toutefois de rappeler que ces droits ne sont pas absolus ; la réglementation prévoit des exceptions à leur application.

16. En réponse à votre demande, OXIMO peut vous demander de vérifier votre identité ou de fournir des informations qui nous aideront à mieux comprendre la situation. Nous ferons tout notre possible pour vous expliquer notre décision si vos demandes ne sont pas satisfaites.

17. Vos données personnelles peuvent être utilisées pour prendre des décisions de manière automatisée sur la base des données personnelles traitées dans le cadre de l’exécution du contrat par la société OXIMO, la conséquence d’un tel traitement étant la possibilité de déterminer vos préférences et comportements personnels sur la base de vos données personnelles et de l’historique de votre coopération commerciale avec OXIMO. Le profilage sera utilisé aux fins de préparation et de présentation d’une offre marketing individuelle adaptée à vos besoins.

18. Vos données personnelles ne sont pas transférées vers un pays tiers, hors de l’EEE, ni vers une organisation internationale. Toutefois, une telle situation peut se produire. Si nous devons transférer vos données personnelles en dehors de l’UE / EEE, nous veillerons à ce que des garanties particulières soient mises en place sous forme de clauses contractuelles types et nous garantirons qu’un niveau approprié de protection des données sera appliqué afin de protéger les données.

19. Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont OXIMO traite vos données personnelles, veuillez nous informer du problème, et nous examinerons toute irrégularité éventuelle. Veuillez nous faire part de vos préoccupations en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessus.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès du Président de l’Office de protection des données personnelles (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Varsovie, tél. : 22 531 03 00, fax : 22 531 03 01, e-mail : [kancelaria@uodo.gov.pl](mailto:kancelaria@uodo.gov.pl), si vous estimez que le traitement des données personnelles vous concernant viole les dispositions du Règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016.

20. Afin de garantir l’actualité et l’exactitude des données personnelles, nous pouvons périodiquement vous demander de vérifier et de confirmer les données personnelles que nous détenons à votre sujet ou de nous informer de tout changement concernant ces données personnelles, par exemple un changement d’adresse e-mail. Nous vous encourageons à vérifier régulièrement l’exactitude, l’actualité et l’exhaustivité des données personnelles traitées.

21. La fourniture de vos données personnelles est consciente et volontaire, mais nécessaire à la conclusion et à l’exécution des contrats ou d’autres actes de droit civil. Le refus ou l’opposition à leur traitement entraînera l’impossibilité de conclure un contrat ou de coopérer avec OXIMO.

22. Outils sociaux.

Nos sites Internet utilisent des plug-ins et autres outils sociaux fournis par des réseaux sociaux tels que Facebook, Instagram, Google et LinkedIn.

Lorsque vous affichez notre site Internet contenant un tel plug-in, votre navigateur établit une connexion directe avec les serveurs des administrateurs des réseaux sociaux concernés, c’est-à-dire les prestataires de services. Le contenu du plug-in est transmis par le prestataire directement à votre navigateur et intégré au site. Grâce à cette intégration, les prestataires reçoivent l’information selon laquelle votre navigateur a affiché notre site, même si vous ne possédez pas de profil auprès du prestataire concerné ou si vous n’y êtes pas connecté à ce moment-là. Cette information, avec votre adresse IP, est transmise directement par votre navigateur au serveur du prestataire concerné, certains serveurs se trouvant aux États-Unis, et y est conservée.

Si vous êtes connecté à l’un des réseaux sociaux, ce prestataire pourra associer directement votre visite sur notre site à votre profil sur ce réseau social.

Si vous utilisez un plug-in donné, par exemple en cliquant sur le bouton « J’aime » ou « Partager », l’information correspondante sera également transmise directement au serveur du prestataire concerné et y sera conservée.

De plus, ces informations seront publiées sur le réseau social concerné et visibles par les personnes ajoutées comme vos contacts. Le but et l’étendue de la collecte des données ainsi que leur traitement ultérieur et leur utilisation par les prestataires, de même que les possibilités de contact, vos droits à cet égard et les paramètres permettant de protéger votre vie privée, sont décrits dans les politiques de confidentialité des prestataires concernés.

Facebook – https://www.facebook.com/legal/FB_Work_Privacy,
Instagram – https://help.instagram.com/519522125107875?helpref=page_content,
Google – https://policies.google.com/privacy?hl=pl,
LinkedIn – https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.

Si vous ne souhaitez pas que les réseaux sociaux associent directement les données collectées lors de votre visite sur notre site Internet à votre profil dans le réseau concerné, vous devez vous déconnecter de ce réseau avant de visiter notre site. Vous pouvez également empêcher complètement le chargement des plug-ins sur le site en utilisant des extensions appropriées pour votre navigateur, par exemple des bloqueurs de scripts.

23. La présente clause peut faire l’objet de modifications ultérieures. Si la loi l’exige, toute information concernant les modifications ou compléments futurs relatifs au traitement des données personnelles décrit dans la présente clause et pouvant vous concerner vous sera transmise par le moyen de communication approprié habituellement utilisé par la société OXIMO dans ses contacts avec les Clients et Contractants.

OXIMO Sp. z o.o.
Administrateur des données personnelles